Task Takibi için Aşırı Karmaşadan Kaçınmak

Task Takibi için Aşırı Karmaşadan Kaçınmak

Bir noktada hepimiz şunu yaşadık:

“Daha düzenli olmalıyım.”

 

Bir tool açılır.

Board’lar kurulur.

Kolonlar eklenir.

Etiketler, öncelikler, renkler…

 

Bir süre sonra yapılacak işlerden çok, yapılacak işleri yönetme işi çıkar ortaya.

 

Task takibi burada amacını sessizce kaybeder.

 

Task takibi iş yapmak için vardır, sistemi yaşatmak için değil

İyi bir task sistemi:

• Hatırlatır

• Netleştirir

• Yükü hafifletir

 

Kötü bir task sistemi ise:

• Sürekli güncelleme ister

• “Bunu nereye koymuştuk?” dedirtir

• İşten çok yönetim hissi yaratır

Eğer bir task listesi seni yoruyorsa, görevini yapmıyordur.

 

Karmaşa genelde iyi niyetle başlar

“Her şeyi yazayım”

“Hiçbir şey kaçmasın”

“Daha profesyonel olsun”

 

Bunlar kötü motivasyonlar değil.

Ama kontrol hissi arttıkça sistem şişer.

Sonuçta:

• 5 farklı durum

• 10 farklı etiket

• Bitmeyen backlog oluşur.

 

Ve ironik olan şu:

İşler artmaz ama zihinsel gürültü artar.

 

Asıl soru: Bugün ne yapacağım?

Task takibinin en temel sorusu budur.

Ne yapılacak, ne zaman yapılacak.

 

Eğer sistem:

• Bu soruya hızlı cevap veremiyorsa

• Günde birkaç kez bakıp anlamanı gerektiriyorsa fazladır.

Basit bir “Bugün / Sonra / Beklemede” ayrımı çoğu zaman yeterlidir.

 

Task takibi kararları görünür kılmalıdır

Task sistemi:

• Karar almaktan kaçma alanı olmamalı

• “Şimdilik dursun” çöplüğü olmamalı

Bir iş listede duruyorsa, bilinçli bir kararla durmalıdır.

 

Aksi hâlde sistem sadece ertelemeyi organize eder.

 

 

Az şey ama sürekli kullanılan şey iyidir

Bir task sistemi:

• Her gün açılıyorsa

• Gün içinde bakılıyorsa

• İş bitince rahatlatıyorsa işini yapıyordur.

 

Ne kadar sade olursa, o kadar uzun yaşar.

 

Büyük sistemler genelde kısa sürede terk edilir.

Küçük sistemler alışkanlık olur.

 

 

Son söz

Task takibi:

• Daha çok şey yapmak için değil

• Daha doğru şeyleri yapmak için vardır

 

Karmaşık sistemler disiplin hissi verebilir ama üretimi artırmaz.

 

En iyi task sistemi:

• Seni yormayan

• Sürekli güncelleme istemeyen

• Günün sonunda “tamam” dedirten sistemdir.

Bazen düzen,

bir şeyleri eklemek değil, çıkarmaktır.